Dé checklist voor een succesvol online event

De gezondheid en veiligheid van bezoekers van evenementen en conferenties is een belangrijk punt van zorg voor planners van evenementen en vergaderingen. Het organiseren van elk evenement is ontmoedigend, en een online of hybride conferentie is geen uitzondering. Hoewel u zich geen zorgen hoeft te maken over het boeken van een locatie of cateringdiensten, moet u een robuust plan hebben om het evenement soepel te laten verlopen. Bovendien heeft online evenementenplanning een unieke reeks uitdagingen.
Als u uw publiek bijvoorbeeld niet betrekt, zullen ze uw sessie verlaten. Of je nu een geheel nieuw evenement wilt creëren, de volgende checklist voor online evenementenplanning is handig:
1. BEGRIJP HET PUBLIEK
Het in kaart brengen van uw online conferentie is vergelijkbaar met het plannen van een persoonlijk evenement. Het is het beste om de vragen van uw publiek in gedachten te hebben om een sterke basis te leggen voor een succesvol evenement. Door je publiek te definiëren, kun je je evenement doelen stroomlijnen met hun interesses. Daarom moet je erachter komen wat de interesses van je bezoekers zijn, de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd en de doelen. Een goed begrip van uw publiek zal u helpen een evenement te creëren dat waarde toevoegt.
2. ORGANISEER JE TEAM EN BEPAAL EEN BUDGET
Virtuele evenementen hebben veel bewegende delen en vereisen een team om alle details af te handelen. Voor een onvergetelijke virtuele ervaring verzamelt u een groep vergaderplanners om u te helpen met conferentiebeheer. Wijs individuele taken toe aan elk teamlid om verantwoordelijkheid te garanderen. Je hebt ook een evenementenbudget nodig om ervoor te zorgen dat fantastische ideeën niet uit de boot vallen. Als uw team geen rekening houdt met het budget tijdens het plannen van online conferenties, kan het evenement tot stilstand komen als u geen geld meer heeft. Enkele noodzakelijke uitgaven om op te nemen zijn software voor evenementenbeheer, technische ondersteuning en marketingkosten. Het hebben van een geschatte uitgaven zal ook helpen bij de besluitvorming.
3. KIES UW CONFERENTIE FORMAAT
Wat voor soort evenement organiseer je? Er zijn verschillende vormen van virtuele evenementen en u kunt uw favoriete formaten uitproberen. Sommige conferentie planners combineren twee of meer structuren om het publiek betrokken te houden. De beste optie zou echter een formaat zijn dat resoneert met uw publiek. Hier zijn enkele ideeën om in gedachten te houden:
• Enkele keynote spreker: eén presentator deelt een onderwerp met het publiek.
• Dubbele sprekers: twee sprekers die de virtuele aanwezigen betrekken vanuit twee verschillende perspectieven van het onderwerp.
• Panel: Organiseer een hybride evenement met een groep experts die een bepaald onderwerp bespreken.
• Q&A: Een panel van experts of een spreker beantwoordt vragen uit het publiek.
• Interview: Organiseer een interview met een influencer uit de branche.
4. KIES EEN GESCHIKT PLATFORM EN GEREEDSCHAP
Voordat je een conferentie plant, moet je een live streaming platform kiezen. Met de vele beschikbare streaming platforms kan het verwarrend zijn om het beste voor uw evenement te vinden. Hoewel de meeste dezelfde basisfuncties hebben, zijn sommige platforms geschikt voor grote conferenties, terwijl andere het beste zijn voor kleinere vergaderingen. Focus op de toegankelijkheid van het platform voor alle aanwezigen. Het moet ook chatten, live polls, Q&A en het uploaden van dia’s en vooraf opgenomen inhoud tijdens een presentatie ondersteunen. Bekijk de functies en gebruik de gratis proefversie om te bevestigen of het geschikt is voor uw conferentie. Een testrun voor het evenement helpt je om de snelheid van de technische ondersteuning te controleren en om vertrouwd te raken met het systeem. U moet ook een plan hebben om technische problemen en verbindingsproblemen op te lossen.
5. CREER WAARDEVOLLE CONTENT
Je bezoekers streamen je online evenement om iets te leren. Kies daarom een geweldig onderwerp en vind de beste keynote-spreker. Vermijd vage of brede problemen en concentreer u in plaats daarvan op het aanscherpen van een specifiek vakgebied, aangezien virtuele evenementen afhankelijk zijn van consumeerbare en boeiende inhoud. Dat betekent dat je unieke invalshoeken voor je onderwerp moet vinden om je publiek tot het einde geïnteresseerd te houden.
6. KIES DE DATUM EN TIJD VAN HET EVENEMENT
Tenzij het een terugkerende conferentie is met een vooraf ingestelde datum, wordt er veel moeite gedaan om de evenementendag te kiezen. Je kunt geen willekeurige dag in je agenda kiezen en de gebeurtenis herstellen. Voordat u de datum en tijd vaststelt, moet u rekening houden met de planningstijd die u nodig heeft. Bovendien mag uw online conferentie niet samenvallen met wettelijke en religieuze feestdagen. Bestudeer de demografie van uw publiek, zoals religie en nationaliteit, om de beschikbaarheid te bepalen. De dagelijkse activiteiten van uw potentieel publiek is ook een factor. Als ze doordeweeks werken, is het het beste om de conferentie tegen het einde van de week te organiseren. Houd ook tijdzones in uw checklist voor online evenementenplanning als u een internationaal evenement organiseert. Je moet jezelf echter niet in elkaar slaan als je niet voor iedereen de perfecte tijd vindt. In plaats daarvan kunt u de opgenomen sessie na de livestream uploaden op de conferentie website.